SAP Açık Kalem Denkleştirme: F-32, F-44, F.13 Rehberi

TL;DR

SAP'ta açık kalem denkleştirme, birbirini karşılayan borç ve alacak kalemlerini bir denkleştirme belgesiyle eşleştirerek kapatma işlemidir. Elle denkleştirme F-32 (müşteri), F-44 (satıcı) ve F-03 (GL) ile; toplu ve kurala dayalı denkleştirme ise OB74'te tanımlanan kriterlerle F.13 programı ile yapılır. Tolerans grupları (OBA3, OBA4) ve FBRA ile denkleştirme geri alma, sürecin kontrollü ilerlemesini sağlar.

Açık Kalem Yönetimi ve Denkleştirme Mantığı

Müşteri ve satıcı hesapları SAP'ta her zaman açık kalem bazında yönetilir. GL hesaplarında ise bu özellik hesap ana verisinde (FS00) "Açık kalem yönetimi" göstergesiyle açılır. Banka ara hesapları, GR/IR (mal girişi / fatura girişi) hesabı, maaş ödeme hesapları ve çek/senet ara hesapları açık kalem yönetimine tabi tutulması gereken tipik GL hesaplarıdır.

Denkleştirme yapıldığında SAP yeni bir denkleştirme belgesi oluşturur ve eşleşen tüm kalemlere denkleştirme belge numarası ile denkleştirme tarihi yazar. S/4HANA'da bu bilgiler ACDOCA tablosunda AUGBL ve AUGDT alanlarında tutulur; kalemler FBL1N, FBL3N, FBL5N raporlarında "Denkleştirilmiş kalemler" seçimiyle görüntülenir. Standart denkleştirme belge türü AB'dir.

Denkleştirmenin üç temel faydası vardır:

Daha önce açık kalem yönetimi olmadan kayıt atılmış bir GL hesabında bu özelliği sonradan açmak için doğrudan FS00'da gösterge işaretlenemez; FAGL_ACTIVATE_OP ile mevcut kalemlerin dönüştürülmesi gerekir.

Elle Denkleştirme: F-32, F-44, F-03 ve Ödemeyle Denkleştirme

Elle denkleştirme, kullanıcının hangi kalemlerin eşleşeceğine kendisinin karar verdiği yöntemdir. Hesap tipine göre üç ana işlem kodu kullanılır:

| İşlem Kodu | Kapsam | Tipik Kullanım |

|---|---|---|

| F-32 | Müşteri hesabı | Fatura ile iade faturası, avans ile fatura eşleştirme |

| F-44 | Satıcı hesabı | Fatura ile iade/fiyat farkı faturası eşleştirme |

| F-03 | GL hesabı | Banka ara hesabı, GR/IR, maaş ödeme hesabı |

| F-28 / F-53 | Müşteri / satıcı | Gelen / giden ödemeyi kaydederken aynı anda denkleştirme |

| F-51 | Tüm hesap tipleri | Denkleştirmeli serbest kayıt, birden çok hesap tipi |

S/4HANA'da aynı işlemler Fiori'de "Clear Incoming Payments", "Clear Outgoing Payments" ve "Clear G/L Accounts - Manual Clearing" uygulamalarıyla da yapılabilir. Mantık aynıdır: hesap ve tarih seçilir, açık kalemler listelenir, eşleşecek kalemler etkinleştirilir ve "Dağıtılacak tutar" sıfır olduğunda belge kaydedilir.

**Kısmi ödeme ve kalan kalem farkı**

Ödeme tutarı faturayı tam karşılamadığında iki seçenek vardır. Kısmi ödemede (partial payment) orijinal fatura açık kalır ve ödeme kalemi fatura referansıyla (REBZG) ona bağlanır; iki kalem de açık görünür. Kalan kalemde (residual item) ise orijinal fatura denkleştirilir ve farkı taşıyan yeni bir açık kalem oluşur. Raporlama ve ihtarname açısından kalan kalem daha temiz sonuç verir; ancak orijinal fatura tarihi değil yeni kalemin vade bilgisi esas alınacağı için ödeme koşulu (ZTERM) alanı kontrol edilmelidir.

**Ödeme farkları ve neden kodları**

Tolerans içindeki küçük farklar otomatik olarak gider veya gelir hesabına yazılabilir. Fark nedenleri OBBE ile neden kodu olarak tanımlanır, her neden kodu OBXL'de (işlem anahtarı ZDI) ayrı bir GL hesabına yönlendirilebilir. Döviz kalemlerin denkleştirilmesinde oluşan gerçekleşmiş kur farkları ise OBA1'de tanımlanan hesaplara otomatik kaydedilir.

**Aynı firmanın hem müşteri hem satıcı olması**

Bir iş ortağı hem müşteri hem satıcı ise ana veride karşılıklı numara girilip "Müşteri/satıcı ile denkleştirme" göstergesi işaretlendiğinde, alacak ve borç kalemleri F-32 veya F-44 ekranında birlikte listelenir ve aynı denkleştirme belgesinde kapatılabilir. Bu ayar F110 ödeme programını da etkiler; programın ödeme tutarını netleştirerek hesaplamasını sağlar.

Otomatik Denkleştirme: OB74 ve F.13

Yüksek hacimli hesaplarda elle denkleştirme sürdürülebilir değildir. Otomatik denkleştirme programı F.13 (SAPF124), belirli alanlarda aynı değeri taşıyan ve toplamı sıfır olan kalemleri bulup tek bir denkleştirme belgesiyle kapatır.

**Kriterlerin tanımlanması (OB74)**

OB74'te hesap tipi (D müşteri, K satıcı, S GL) ve hesap aralığı başına en fazla beş eşleştirme kriteri tanımlanır. Tipik örnekler:

| Hesap | Kriter Alanları | Sonuç |

|---|---|---|

| GR/IR | EBELN, EBELP | Aynı sipariş kalemine ait mal ve fatura girişleri denkleşir |

| Banka ara hesabı | ZUONR (tahsis numarası) | Banka ekstresi ile ödeme kaydı aynı referansla eşleşir |

| Müşteri hesapları | ZUONR, XREF1 | Fatura numarası taşıyan tahsilatlar faturayla eşleşir |

| Şirketlerarası hesaplar | VBUND | Ortak şirket bazında karşılıklı kalemler kapanır |

Kriterlerin işe yaraması, kayıt sırasında bu alanların tutarlı doldurulmasına bağlıdır. Bu nedenle tahsis numarası (ZUONR) için GL hesabında sıralama anahtarı (FS00, ör. 001 kayıt tarihi, 009 dış belge numarası) doğru seçilmelidir.

**Programın çalıştırılması (F.13)**

F.13 önce test çalıştırması olarak çalıştırılmalı, eşleşen ve eşleşmeyen kalemler listesi kontrol edildikten sonra canlı çalıştırma yapılmalıdır. "GL hesaplarında tolerans dahil denkleştirme" seçeneği ile küçük farklar da kapatılabilir. Program genellikle SM36 ile ay sonu veya günlük arka plan işi olarak planlanır.

GR/IR hesabında miktar ve tutar farkı nedeniyle eşleşmeyen kalemler için MR11 (GR/IR hesap bakımı) kullanılır; MR11 farkı fiyat farkı veya gider hesabına kaydederek kalemlerin denkleşmesini sağlar. Bilanço öncesi GR/IR yeniden sınıflandırması ise ECC'de F.19 ile, S/4HANA'da ise "GR/IR Account Reconciliation" Fiori uygulamaları ve dönem sonu yeniden sınıflandırma adımıyla yapılır.

Tolerans Grupları, Geri Alma ve Kontroller

Denkleştirmede iki katmanlı tolerans kontrolü bulunur. OBA4 ile kullanıcı tolerans grupları tanımlanır ve kullanıcılar OB57 ile bu gruplara atanır; bir kullanıcının kabul edebileceği maksimum ödeme farkı tutar ve yüzde olarak sınırlanır. OBA3 ile müşteri/satıcı tolerans grupları tanımlanır ve ana veride ilgili gruba atanır; GL hesapları için tolerans OBA0 ile belirlenir. SAP her zaman kullanıcı ve hesap toleransından düşük olanı uygular.

**Denkleştirmenin geri alınması (FBRA)**

Hatalı denkleştirmede ilk adım FBRA ile denkleştirmenin geri alınmasıdır. FBRA kalemleri yeniden açar; denkleştirme belgesi yalnızca denkleştirme kalemlerinden oluşuyorsa (ör. F-32 ile sıfır tutarlı belge) ayrıca ters kayıt gerekmez. Ödeme ile denkleştirme yapıldıysa FBRA, "Yalnızca geri al" veya "Geri al ve ters kayıt yap" seçeneklerini sunar. Ödeme programı (F110) veya elektronik banka ekstresi ile oluşan denkleştirmelerin geri alınmasında ilgili ödeme kayıtlarının da kontrol edilmesi gerekir.

**Kapanış öncesi kontrol listesi**

SSS

**Kısmi ödeme mi yoksa kalan kalem mi kullanmalıyım?**

Müşterinin hangi faturayı ne kadar ödediğinin fatura bazında izlenmesi gerekiyorsa kısmi ödeme uygundur. Cari hesabın sade görünmesi ve yaşlandırmanın yalnızca kalan tutar üzerinden yapılması isteniyorsa kalan kalem tercih edilir. Birçok şirket tahsilatta kalan kalem, satıcı ödemelerinde kısmi ödeme kullanır.

**F.13 neden bazı kalemleri denkleştirmiyor?**

En sık nedenler: OB74 kriter alanlarının kalemlerde farklı veya boş olması, kalemlerin toplamının sıfır olmaması (tolerans seçeneği kapalıyken), farklı para birimi ya da iş alanı/segment değeri ve kalemlerden birinin ödeme blokajı taşıması. Test çalıştırmasındaki "Denkleştirilmeyen kalemler" listesi nedeni gösterir.

**Denkleştirme belgesini FB08 ile ters çevirebilir miyim?**

Hayır. Denkleştirilmiş kalem içeren bir belge önce FBRA ile denkleştirmeden çıkarılmalıdır. FBRA sonrasında belge FB08 ile ters çevrilebilir ya da FBRA ekranında doğrudan ters kayıt seçeneği kullanılabilir.

**GL hesabında açık kalem yönetimini sonradan açabilir miyim?**

Bakiyesi olan veya kayıt almış bir hesapta FS00 üzerinden doğrudan açılamaz. FAGL_ACTIVATE_OP ile hesap dönüştürülür; bu işlem mevcut kalemleri açık kalem tablolarına aktarır. Canlı sistemde çalıştırılmadan önce test sisteminde denenmeli ve dönem kapanışı dışında planlanmalıdır.

**Denkleştirme tarihi hangi döneme yazılır?**

Denkleştirme belgesi, ekranda girilen kayıt tarihinin dönemine yazılır ve bu dönemin OB52'de açık olması gerekir. Geçmiş tarihli bir faturayı bugün denkleştirmek, faturanın dönemini değiştirmez; yalnızca denkleştirme tarihi (AUGDT) bugünün tarihi olur.

---

Denkleştirilmemiş açık kalemler, ara hesaplarda biriken bakiyeler ve hatalı yaşlandırma raporları çoğu zaman eksik kurgulanmış denkleştirme kurallarından kaynaklanır. CONSULANT olarak OB74 kriter tasarımı, F.13 otomasyonu, tolerans grupları ve GR/IR mutabakatı ile cari ve ara hesaplarınızı temiz tutuyoruz. [Bizimle iletişime geçin](/iletisim) — açık kalem yapınızı birlikte değerlendirelim.

**CONSULANT | SAP FI · CO · PA · ABAP Danışmanlık**