SAP e-Arşiv Fatura Nedir? GİB Rehberi

TL;DR

e-Arşiv Fatura, GİB sistemine kayıtlı e-Fatura mükelleflerinin e-Fatura sisteminde yer almayan alıcılara veya nihai tüketicilere düzenledikleri elektronik faturadır. e-Fatura gibi doğrudan GİB posta kutusuna iletilmez; XML formatında hazırlanır, dijital imzayla mühürlenir, PDF olarak alıcıya iletilir ve GİB'e aylık raporlanır. SAP'ta uygulama J1TL t-kodu ve özel entegratör entegrasyonu üzerinden yürütülür.

e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura'dan Farkı

Türkiye'de elektronik belge yönetiminde iki temel uygulama birbirini tamamlar: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura. Aralarındaki farkı anlamak, hem uyum süreci hem de SAP konfigürasyonu açısından kritiktir.

**e-Fatura:** Hem düzenleyici hem de alıcı tarafın GİB'in e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda kullanılır. Fatura XML olarak GİB üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir. Alıcı kabulü veya reddi sistem üzerinden bildirilir.

**e-Arşiv Fatura:** e-Fatura mükelleflerinin sisteme kayıtlı olmayan alıcılara — yani KDV mükelleflerinin bir kısmına ve tüm nihai tüketicilere — düzenlediği faturadır. GİB posta kutusu üzerinden iletilmez; fatura XML formatında hazırlanır, zaman damgası ve dijital imzayla mühürlenir, PDF formatında alıcıya e-posta veya portal üzerinden iletilir.

**Temel fark tablosu:**

| Özellik | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |

|---|---|---|

| Alıcı | e-Fatura mükellefi | e-Fatura dışı mükellef veya tüketici |

| İletim | GİB posta kutusu | PDF olarak e-posta/portal |

| GİB Raporu | Anlık (gönderim sırasında) | Aylık rapor (sonraki ayın 15'ine kadar) |

| İptal süresi | Gönderim öncesi iptal veya iade fatura | 8 gün içinde GİB üzerinden iptal |

| Format | UBL-TR XML | UBL-TR XML + PDF |

e-Arşiv faturalar da e-Fatura gibi hukuki geçerliliğe sahip belge niteliği taşır; kağıt fatura basılması zorunlu değildir. Alıcı talebi olmadıkça kağıt kopya kesilmez.

e-Arşiv Fatura Zorunluluğu: Kimler Kullanmak Zorunda?

GİB Tebliğleri çerçevesinde e-Arşiv Fatura zorunluluğu belirli eşiklere ve faaliyet türlerine göre belirlenmektedir.

**Zorunluluk kapsamı:**

1. **e-Fatura mükellefi olan tüm işletmeler**, e-Fatura sistemi dışındaki alıcılara düzenleyecekleri faturalar için e-Arşiv kullanmak zorundadır.

2. **Brüt satış cirosu yıllık 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler** e-Fatura/e-Arşiv sistemine geçiş yapmak zorundadır (bu eşik GİB tebliğleriyle dönemsel olarak güncellenmektedir; güncel tutarı GİB sitesinden doğrulayın).

3. **İnternet üzerinden satış yapan mükellefler**: Yıllık 500 bin TL ve üzeri internet satışı gerçekleştiren işletmeler zorunlu kapsama girer. İnternet satışlarında e-Arşiv fatura, sipariş anında veya malın tesliminden önce düzenlenmelidir.

4. **Aracı hizmet sağlayıcılar** (e-ticaret platformları, online pazar yerleri): Satıcılar adına düzenlenen komisyon/hizmet bedeli faturaları e-Arşiv kapsamında değerlendirilir.

**Özel uygulama — İnternet satışlarında QR kod zorunluluğu:**

GİB düzenlemesi gereği internet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturaya QR kod eklenmesi zorunludur. QR kod; fatura UUID'i, GİB teyit linki ve temel fatura bilgilerini barındırır. Alıcı QR kodu okutarak faturanın GİB onaylı olup olmadığını anlık doğrulayabilir.

**Gönüllü kullanım:**

Zorunluluk kapsamı dışındaki mükellefler de isteğe bağlı olarak e-Arşiv sistemine geçebilir. Arşivleme maliyeti ve kağıt baskı giderlerini azaltmak isteyen küçük ölçekli işletmeler bu yolu tercih etmektedir.

SAP'ta e-Arşiv Fatura Teknik Uygulama

SAP'ta e-Arşiv Fatura entegrasyonu iki katmandan oluşur: SAP tarafındaki konfigürasyon ve SAP'ı GİB'e bağlayan özel entegratör (aracı servis sağlayıcı) ara yüzü.

**Mimari genel bakış:**

SAP SD → Fatura (VF01) → Output Type → Smartform/Adobe Form → XML (UBL-TR) → Özel Entegratör → GİB Onayı → PDF Alıcıya İletim

**Temel T-Kodları:**

| T-Kodu | İşlev |

|---|---|

| VF01 / VF04 | Fatura oluşturma / toplu fatura |

| VF02 | Fatura değiştirme/iptal |

| J1TL | SAP Türkiye lokalizasyon merkez menüsü |

| NACE | Output type konfigürasyonu |

| SM37 | Batch job izleme (toplu e-Arşiv gönderimi) |

| SLG1 | Application log — entegratör iletişim hataları |

| SE38 | ABAP program çalıştırma (RFIDYYVK ve türevleri) |

**Konfigürasyon adımları:**

**1. Output Type tanımlama (NACE):**

e-Arşiv fatura çıktısı için ayrı bir output type oluşturulur (örn. ZEA1). Bu output type, fatura formuna (billing form) bağlanır. Tetikleyici koşullar; alıcının e-Arşiv mükellef kategorisi, satış kanalı (internet/fiziksel) gibi kriterlere göre ayrıştırılır.

**2. UBL-TR XML üretimi:**

SAP, fatura verilerini GİB'in zorunlu kıldığı UBL-TR 2.1 formatında çıktıya dönüştürmek zorundadır. Bu dönüşüm Smartform, Adobe Forms veya custom ABAP program aracılığıyla yapılır. Özel entegratörler çoğunlukla bu dönüşümü kendi taraflarında gerçekleştirir; SAP'tan yalnızca ham fatura verisi (RFC veya web servis çağrısı) alırlar.

**3. Dijital imza ve zaman damgası:**

UBL-TR XML'i imzalamak GİB tarafından zorunlu tutulmaktadır. İmzalama işlemi çoğunlukla özel entegratörün sunucusunda gerçekleşir; SAP imzalanmış XML'i geri alarak kendi belge arşivine kaydeder.

**4. QR kod üretimi:**

Özellikle internet satışlarında output type konfigürasyonunun QR kod alanını beslemesi gerekir. Entegratör genellikle GİB onayı sonrası UUID ve onay linki içeren QR kod verisini SAP'a geri döner; bu veri PDF baskıya eklenir.

**5. Özel entegratör bağlantısı:**

SAP, entegratöre RFC, SOAP web servis veya REST API üzerinden bağlanır. İletişim hataları SLG1 application log ile izlenir. Entegratörden gelen GİB kabul/ret durumu SAP'taki fatura nesnesine (billing document) geri yazılır.

**S/4HANA farkı:**

S/4HANA'da SAP Advanced Compliance Reporting (ACR) çerçevesi e-Arşiv raporlamasını standart hale getirebilir. Türkiye lokalizasyonu SAP'ın Partner on SAP BTP modeli ile güncellendiğinden SAP notlarını ve ülke versiyonunu takip etmek önemlidir.

e-Arşiv İptal, İtiraz ve GİB Raporlama Süreci

e-Arşiv Fatura kesilip alıcıya iletildikten sonra süreç sona ermez; GİB'e raporlama ve olası iptal/itiraz senaryoları operasyonel önem taşır.

**İptal süreci:**

e-Arşiv fatura düzenlendikten sonraki 8 takvim günü içinde GİB portal veya entegratör üzerinden iptal edilebilir. 8 günden sonra iptal mümkün değildir; hata durumunda iade fatura (credit memo) düzenlenmesi gerekir. SAP'ta iptal akışı: VF02 ile fatura iptali → iptal çıktısı → entegratöre iptal isteği → GİB iptal onayı.

**İtiraz hakkı:**

Alıcı, kendisine iletilen e-Arşiv faturaya itiraz edebilir. İtiraz süresi 8 gündür. İtiraz durumunda satıcı iade fatura (KDV iadesi dahil) düzenlemelidir.

**GİB'e aylık raporlama:**

e-Arşiv faturaların GİB'e raporlanması aylık periyotta yapılır. Bir takvim ayında düzenlenen tüm e-Arşiv faturalar, takip eden ayın 15'ine kadar GİB'e toplu rapor olarak iletilmelidir. Bu rapor özel entegratör tarafından otomatik olarak hazırlanır; ancak SAP tarafındaki fatura verilerinin eksiksiz ve doğru olması kritiktir.

**SAP'ta izleme ve mutabakat:**

Entegratör bazlı durum takibi zorunludur; GİB kabul etmeden SAP'ta fatura kapalı görünse bile belge hukuken geçersiz sayılabilir.

Sık Sorulan Sorular

**e-Fatura mükellefi olmayan küçük işletmeler e-Arşiv kullanabilir mi?**

Evet, gönüllü katılım serbesttir. Ancak zorunluluk kapsamına giriyorlarsa (ciro eşiği veya internet satışları) kullanmak zorundadırlar. Özel entegratör üzerinden veya GİB'in ücretsiz e-Arşiv portalı üzerinden başvuru yapılabilir. SAP kullananlar için entegratör entegrasyonu önerilir; manuel portal işlemleri yüksek fatura hacminde sürdürülemez.

**SAP'ta e-Fatura ve e-Arşiv Fatura aynı output type'dan mı çalışır?**

Hayır, iki ayrı output type tanımlanması gerekir. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına göre doğru output type'ın tetiklenmesi için partner fonksiyon veya müşteri ana verisi (XD01/XD02) üzerindeki sınıflandırma kullanılır. Genellikle alıcı e-Fatura mükellefi ise ZEF, değilse ZEA output type'ı devreye girer.

**e-Arşiv fatura PDF olarak alıcıya e-posta ile gönderilebilir mi?**

Evet, GİB e-Arşiv faturanın e-posta, portal bağlantısı veya kağıt baskı yoluyla iletilmesine izin verir. Alıcı tercihine göre birden fazla iletim kanalı kullanılabilir. Alıcı ıslak imzalı kopya talep ederse kağıt baskı da düzenlenebilir; ancak bu durumda "e-Arşiv Fatura" ibaresi ve GİB onay numarası baskıda yer almalıdır.

**İnternet satışlarında e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenmeli?**

GİB'e göre internet üzerinden gerçekleştirilen satışlarda e-Arşiv fatura, malın tesliminden önce veya hizmetin ifasından önce düzenlenmelidir. Ödemenin bankaya yatırılmasından itibaren belirli süreler içinde kesilmesi zorunludur. Geç kesilen faturalar vergi incelemesinde ihlal oluşturabilir.

**SAP hangi özel entegratörlerle çalışır?**

SAP, Türkiye'de GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerle çalışır (Logo, Sovos, TEB, Paraşüt gibi firmalar). Entegratör seçimi SAP konfigürasyonunu doğrudan etkiler; her entegratörün RFC/web servis ara yüzü farklıdır. SAP danışmanları genellikle entegratörün teknik dökümanına göre konfigürasyon yapar.

---

**CONSULANT | SAP FI · CO · PA · ABAP Danışmanlık**

Türkiye'deki SAP e-Arşiv entegrasyonu; GİB lokalizasyonu, output type konfigürasyonu ve özel entegratör bağlantısı konularında CONSULANT uçtan uca destek sağlar. Projenizi değerlendirmek için [iletişime geçin](/iletisim).