SAP Fiziksel Envanter Sayımı: MI01, MI04, MI07 Rehberi

TL;DR

SAP'ta fiziksel envanter sayımı üç adımda yürür: MI01 ile sayım belgesi oluşturulur, MI04 ile sayılan miktarlar girilir, MI07 ile farklar kaydedilir. Fark kaydı 701/702 hareket türleriyle stoku düzeltir ve OBYC'deki GBB-INV hesabına muhasebe kaydı atar. Türkiye'de bu hesap genellikle 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları ile 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları olarak kurgulanır.

Fiziksel Envanter Süreci ve Belge Yapısı

SAP MM'de fiziksel envanter, sistemdeki defter stoku ile depodaki gerçek miktarın karşılaştırılıp farkların kayıt altına alındığı süreçtir. Sürecin merkezinde fiziksel envanter belgesi bulunur. Belge MI01 ile tek tek veya MI31 ile toplu (batch input) olarak üretim yeri, depo yeri, malzeme ve stok türü bazında oluşturulur. Oluşturulan belgeler MI21 ile sayım listesi olarak yazdırılır ve sayım ekiplerine dağıtılır.

Belge oluşturulurken iki önemli gösterge vardır. "Kayıt bloğu" (posting block) işaretlenirse sayım tamamlanana kadar ilgili malzeme ve depo yerinde mal hareketi yapılamaz. "Defter stokunu dondur" (freeze book inventory) göstergesi ise belgenin oluşturulduğu andaki defter stokunu saklar; böylece sayım sırasında hareket olsa bile fark, dondurulan miktara göre hesaplanır. Yıl sonu sayımlarında hareketleri tamamen durdurmak mümkün değilse dondurma göstergesi tercih edilir.

Sayım sonuçları MI04 ile belgeye girilir; yanlış girilen miktarlar MI05 ile düzeltilir. Fark makul seviyenin üzerindeyse MI11 ile yeniden sayım belgesi üretilir ve ilk belge kapatılır. MI20 fark listesi, defter ve sayım miktarlarını parasal değerleriyle yan yana gösterir ve fark kaydından önce yapılacak son kontrol noktasıdır. Onaylanan farklar MI07 ile kaydedilir. Sayım girişi ve fark kaydını tek adımda yapmak için MI08, belge olmadan doğrudan sayım girmek için MI09 ve MI10 kullanılabilir.

| T-kodu | İşlev |

|---|---|

| MI01 / MI31 | Fiziksel envanter belgesi oluşturma (tekil / toplu) |

| MI21 | Sayım listesi yazdırma |

| MI04 / MI05 | Sayım girişi / sayım düzeltme |

| MI11 | Yeniden sayım |

| MI20 | Fark listesi |

| MI07 | Fark kaydı |

| MI24 | Fiziksel envanter belgeleri listesi |

Sayım Yöntemleri: Dönemsel Sayım ve Cycle Counting

SAP birden fazla sayım yöntemini destekler. En yaygın olanı dönemsel (periyodik) sayımdır: tüm stok, genellikle bilanço tarihinde, tek seferde sayılır. Türkiye'de Vergi Usul Kanunu kapsamındaki yıl sonu envanter yükümlülüğü nedeniyle çoğu şirket bu yöntemi en az yılda bir kez uygular. Dönemsel sayımda sayım süresince depo hareketlerinin kontrol altına alınması ve tüm mal giriş/çıkışlarının sayım öncesi sisteme işlenmiş olması kritik önemdedir.

Cycle counting (devirli sayım) yönteminde malzemeler yıl boyunca, tüketim hızlarına göre farklı sıklıklarda sayılır. Malzemeler MIBC ile ABC analizine göre sınıflandırılır ve malzeme ana verisinde (MM02, Depo yeri 1 / Plant data görünümü) cycle counting göstergesi atanır. Her göstergeye yıl içindeki sayım sayısı tanımlanır; örneğin A sınıfı malzemeler yılda 12, C sınıfı malzemeler yılda 1 kez sayılabilir. Sayım zamanı gelen malzemeler için belgeler MICN ile toplu oluşturulur.

Bunların yanı sıra sürekli envanter (yıl içinde herhangi bir zamanda yapılan sayımlar) ve istatistiksel örnekleme tabanlı envanter (inventory sampling) seçenekleri de bulunur. Örnekleme yöntemi, yüksek kalem sayısına sahip depolarda sayım yükünü azaltır ancak denetçi onayı gerektirdiği için uygulamadan önce bağımsız denetim firmasıyla teyit edilmelidir.

Fark Kaydının Muhasebe Etkisi: 701/702 ve GBB-INV

MI07 ile kaydedilen farklar serbest kullanılabilir stok için 701 (sayım fazlası) ve 702 (sayım noksanı) hareket türleriyle stoku düzeltir. Kalite kontroldeki stok için 703/704, bloke stok için 707/708 hareket türleri kullanılır. Fark tutarı, malzemenin fiyat kontrolüne göre standart fiyat (S) veya hareketli ortalama fiyat (V) üzerinden değerlenir.

Muhasebe kaydında stok hesabı OBYC'deki BSX işlem anahtarından, karşı hesap ise GBB işlem anahtarının INV genel değişikliğinden (account modifier) belirlenir. OBYC'de GBB-INV için borç ve alacak ayrımı açıldığında, sayım noksanları ve fazlaları farklı hesaplara yönlendirilebilir. Türkiye'deki Tek Düzen Hesap Planı uygulamasında yaygın kurgu, noksanların 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları, fazlaların 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları hesabına kaydedilmesidir. Nedeni araştırılan farklar daha sonra ilgili gider, gelir veya sorumlu kişi hesabına manuel olarak aktarılır.

Fark kaydının kimler tarafından ve hangi tutara kadar yapılabileceği OMJ2 ile tanımlanan tolerans gruplarıyla sınırlandırılır. Belge başına ve kalem başına tutar limitleri belirlenerek, yüksek tutarlı farkların yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından kaydedilmesi sağlanır. Bu kontrol, iç denetim ve bağımsız denetim açısından sayım sürecinin en sık sorgulanan noktalarından biridir.

S/4HANA, EWM ve Uygulama İpuçları

S/4HANA'da MI01, MI04, MI07 ve MI20 gibi klasik işlemler çalışmaya devam eder; malzeme belgeleri MATDOC tablosunda, muhasebe kayıtları ise ACDOCA'da tutulur. Fiori tarafında fiziksel envanter belgelerinin oluşturulması, sayım girişi ve fark analizi için uygulamalar bulunur; mobil cihazlardan sayım girişi yapılabilmesi saha ekipleri için ciddi kolaylık sağlar. Depo yönetimi SAP EWM ile yapılıyorsa sayım, depo seviyesinde /SCWM/PI_PROCESS gibi EWM işlemleriyle yürütülür ve sonuçlar ERP stokuna aktarılır.

Sorunsuz bir yıl sonu sayımı için şu adımlar önerilir:

Sıkça Sorulan Sorular

**Sayım sırasında mal hareketi yapılırsa ne olur?**

Belgede kayıt bloğu varsa hareket engellenir. Blok yok ancak defter stoku dondurulmuşsa fark, belge oluşturulduğu andaki defter stokuna göre hesaplanır; bu durumda sayım öncesi ve sonrası yapılan hareketlerin doğru sayıma dahil edilmesi gerekir. Her iki gösterge de yoksa fark, kayıt anındaki güncel stoka göre hesaplanır ve sonuç yanıltıcı olabilir.

**Sayım farkları hangi hesaba gider?**

Karşı hesap OBYC'deki GBB işlem anahtarının INV değişikliğinden belirlenir. Türkiye'de yaygın uygulama, noksanlar için 197, fazlalar için 397 hesabının kullanılması ve farkın nedeni netleştikten sonra ilgili hesaba aktarılmasıdır.

**Yanlış kaydedilen bir sayım farkı nasıl düzeltilir?**

Kaydedilmiş fark belgesi MBST ile iptal edilebilir veya ters yönlü hareketle (702 yerine 701) düzeltilebilir. Ardından yeni bir sayım belgesiyle doğru miktar girilir. İptal yerine yeni sayım yapılması denetim izi açısından daha temiz sonuç verir.

**Parti yönetimli ve özel stoklar nasıl sayılır?**

Parti yönetimli malzemelerde sayım parti bazında yapılır ve belgede her parti ayrı kalem olarak yer alır. Konsinye, müşteri veya proje stoku gibi özel stoklar için belge oluşturulurken özel stok göstergesi seçilir; bu stoklar ayrı belgelerle sayılır.

**Cycle counting yıl sonu sayımının yerine geçer mi?**

Teknik olarak SAP cycle counting ile tüm malzemelerin yıl içinde sayılmasını destekler. Ancak yasal ve denetim gereklilikleri açısından yeterli kabul edilip edilmeyeceği şirketin denetçisiyle teyit edilmelidir; birçok şirket cycle counting'i yıl sonu sayımına ek kontrol olarak kullanır.

---

Fiziksel envanter, stok değerinin bilançoya doğru yansıması için yılda en az bir kez test edilen kritik bir süreçtir. CONSULANT olarak sayım belgesi kurgusundan OBYC GBB-INV hesap yapısına, tolerans gruplarından MB5B ile FI-MM mutabakatına kadar sayım sürecinizi uçtan uca tasarlıyor ve yıl sonu kapanışınızı destekliyoruz. Yıl sonu sayımınızı birlikte planlamak için [bizimle iletişime geçin](/iletisim).

**CONSULANT | SAP FI · CO · PA · ABAP Danışmanlık**